Myöhästynyt auto ennen liiketapaamista voi maksaa enemmän kuin itse kyyti. Ennakkovaratun kuljetuksen kuljettaja, ajoneuvo, noutopaikka ja aika ovat tiedossa, eikä vieraan tarvitse etsiä autoa lennon jälkeen.
Miten työmatkan kuljetus eroaa tavallisesta kyydistä?
Taksi tai sovellus on kätevä spontaanille lyhyelle matkalle. Työmatkalla tarvitaan usein täsmällinen saapuminen, vastaanotto lentoasemalla, useita osoitteita ja kulutositteita. Tilaaja ja matkustaja voivat myös olla eri henkilöitä. Kuljetuspyynnössä voidaan sopia reitti, matkustajat, autoluokka, maksutapa sekä yhteyshenkilö muutoksia varten.
Asialla on merkitystä, jos vieras saapuu Tallinnaan ennen aamun esitystä. Vapaan auton löytäminen ei riitä: on tiedettävä, missä tavataan, mahtuvatko laukut kyytiin ja paljonko aikaa jää ennen tilaisuutta.
Suunnittele tapaamisen ajasta, älä kartan minimiajasta
Aloita tapahtumasta, jota ei voi siirtää: lento, konferenssin ilmoittautuminen tai neuvottelu. Saapuvan matkustajan noudossa huomioi koneesta poistuminen, matkatavaroiden nouto ja tarvittaessa rajatarkastus. Laskeutumisaika ei ole sama kuin aika, jolloin matkustaja on valmis lähtemään.
Lentoasemalle mennessä varaa aikaa hotellista lähtöön, tavaroiden lastaukseen, liikenteeseen ja suositeltuun saapumisaikaan. Tallinnasta Tarttoon tai Riikaan ajaessa kartan lyhin ajoaika ei yksin riitä: sää, tietyöt ja tauot voivat pidentää matkaa. Tärkeään tapaamiseen kannattaa saapua ajoissa.
Valitse auto koko työpäivän tarpeisiin
Arvioi matkustajat, tavarat ja matkan tarkoitus yhdessä. Yhdelle käsimatkatavaroiden kanssa matkustavalle sedani voi sopia hyvin. Usealle kollegalle matkalaukkuineen ja esitystarvikkeineen voidaan tarvita suurempi auto. Asiakkaalle tai johtajalle kuljetusta järjestettäessä täsmennä toivottu mukavuustaso.
Ilmoita suurista laukuista, messumateriaaleista, golfvarusteista, turvaistuimesta tai liikkumistarpeista ennen auton vahvistamista. Istuinpaikkojen määrä ei yksin takaa riittävää tavaratilaa.
Sovi lentoaseman tapaaminen ennen saapumista
Vahvistuksessa tulee olla lennon numero, päivämäärä, matkustajan nimi, toimiva puhelinnumero, kohdeosoite ja selkeät tapaamisohjeet. Lennon numero auttaa seuraamaan todellista saapumista. Matkustajan kannattaa pitää puhelin ladattuna ja ilmoittaa perutusta tai paljon viivästyneestä lennosta mahdollisimman pian.
Paluumatkaa varten ilmoita hotellin tai toimistorakennuksen tarkka sisäänkäynti. Suuressa rakennuksessa niitä voi olla useita, ja aikaiselle lennolle lähtiessä minuutit ovat tärkeitä.
Varaa joustoa aikataulumuutoksille
Kokous voi venyä tai päivään lisätään toinen osoite. Selvitä ennen varausta, miten odotus, pysähdykset, reittimuutokset ja peruutus käsitellään. Jos kuljettajan tulee olla käytettävissä koko päivän, pyydä tuntiperusteista palvelua. Jos tapaamisten välissä on pitkiä ja selkeitä taukoja, erilliset kuljetukset voivat sopia paremmin.
Merkitse kaikki tunnetut pysähdykset jo ensimmäiseen pyyntöön. Sivuston ”alkaen” hinta on suuntaa antava; tarkka summa odotusaikoineen ja autoluokkineen vahvistetaan varauksessa.
Maksu ja asiakirjat
Yrityksen maksamalle matkalle ennakkomaksu laskulla on käytännöllinen: matkustajan ei tarvitse maksaa kuljettajalle. Muulla matkalla voidaan sopia kortista tai käteisestä. Varmista kyseisen matkan maksutapa etukäteen, etenkin jos haluat maksaa kortilla paikan päällä.
Tarkista tilauksesta matkustajan nimi, päivä, osoitteet ja maksajan tiedot. Jos assistentti järjestää matkoja usein, yhtenäiset varaustiedot vähentävät virheitä ja nopeuttavat seuraavia tilauksia.
Tarkistuslista ennen vahvistusta
- Tarkista paikallinen noutoaika, päivä ja molemmat täydelliset osoitteet.
- Lisää lentoaseman noutoon lennon numero ja matkustajan puhelin.
- Vertaa matkustajien ja tavaroiden määrää autoluokkaan.
- Ilmoita pysähdykset, odotusaika ja mahdollinen kaupunkien välinen jatkomatka.
- Vahvista kokonaishinta, maksutapa ja muutosten ehdot.
Kuljettajan paikallistuntemus hotellien sisäänkäynneistä ja liikenteestä auttaa toteuttamaan suunnitelman. IMS Transfer järjestää ennakkoon sovittuja lentoasema-, Tallinnan alueen ja Baltian kaupunkien välisiä matkoja yksityiskohtaisen pyynnön perusteella. Mitä täsmällisemmät tiedot ennen lähtöä, sitä vähemmän kysymyksiä jää tapaamispäivälle.