Kaheksa reisijat, kaksteist kohvrit ja kaks eri saabumisaega vajavad juba põhjalikku korraldust. Kui soovid grupitransfeeri ilma veniva pealevõtu või liiga väikese autota, broneeri varakult ja kirjelda tegelikke vajadusi: inimesi, pagasit, täpseid aadresse ning iga reisija ajakava.
Alusta rühma ja marsruudi kirjeldamisest
Reisijate arv üksi ei ole piisav. Kuus inimest käsipagasiga vajavad teistsugust ruumi kui kuus inimest suurte kohvrite, lapsevankri või spordivarustusega. Selgita välja, kas lastel on vaja turvatoole, kas vanematele reisijatele on oluline hõlbus autosse pääs ja kas kõik alustavad sõitu samast kohast.
Pane kirja kuupäev, kohalik kellaaeg ning pealevõtu- ja sihtkoha täpsed aadressid. Lennujaama puhul lisa lennunumber ja saabumise andmed; hotelli või kontori puhul täielik aadress ja sobiv sissepääs. Kui liikmed saabuvad eri lendudega, otsusta ette, kas nad ootavad üksteist või vajavad kahte sõidukit. Selge kohtumispaik vähendab telefonikõnesid saabumisalal.
Vali auto pagasile piisava varuga
Ära vali väikseimat sõidukit, kuhu inimesed istekohtade järgi napilt mahuvad. Lühikesel linnasõidul võib väiksem mahtuniversaal kerge pagasiga sobida, kuid rahvusvaheliselt lennult tulles või pikemal sõidul annab lisaruum palju juurde. Kontrolli istekohti, pagasiruumi, turvatoolide vajadust ja sõidu kestust.
Üks suurem auto hoiab rühma koos ja lihtsustab koordineerimist. Kaks väiksemat autot võivad sobida paremini eri saabumisaegade või sihtkohtade puhul. Sobiv lahendus sõltub marsruudist ja ajakavast; küsi hinnapakkumisel mõlema võimaluse kohta. Ärikülaliste või ürituse jaoks võib ka sõidukiklassi valida vastavalt olukorrale.
Millised andmed päringusse lisada?
- Reisijate arv, suured kohvrid, käsipagas ja erimõõdulised esemed.
- Kuupäev, kellaaeg, täpsed aadressid ning peatuste järjekord.
- Lennunumbrid ja saabumisajad; tagasisõiduks vajalik ajavaru.
- Turvatoolid, ligipääsetavuse vajadused ja võimalik ooteaeg.
- Ühe vastutava korraldaja nimi ja toimiv telefon.
- Makseviis ning arveandmed tööreisi korral.
Määra rühmale üks kontaktisik. Ta peaks teadma marsruuti, olema reisipäeval kättesaadav ning saama juhiga küsimusi kiiresti täpsustada. Kui kõik eeldavad, et keegi teine suhtleb juhiga, kulub pealevõtule asjatult aega.
Millal grupisõit broneerida?
Mida suurem rühm ja sõiduk, seda olulisem on varajane päring. Pühade, nädalavahetuste, kõrghooaja ja konverentside ajal võib sobivaid autosid olla vähem. Tavaliseks linnasõiduks võib tavapärase nõudluse korral piisata mõnest päevast, kuid suuremale rühmale, üritusele või linnadevahelisele reisile jäta rohkem aega. Kindla lennu, praami või kohtumise puhul ära looda viimase hetke vabale autole.
Varajane broneering annab aega kontrollida autot, makseviisi ja hinda. Kinnituse saabudes vaata üle reisijate arv, sõidukiklass, mõlemad aadressid, kellaaeg ja ooteaja tingimused. Vea parandamine enne reisipäeva on lihtsam kui pealevõtuhetkel.
Levinud vead grupitransfeeri tellimisel
Enim alahinnatakse pagasi hulka: inimesi loetakse täpselt, kuid kottide suurust hinnatakse umbkaudu. Teine viga on ebamäärane kohtumispaik, näiteks „Tallinna lennujaam” ilma lennunumbriga või „meie hotell” ilma aadressita. Kolmas on liiga tihe ajakava. Rühm vajab aega pagasi kättesaamiseks, võimalikuks kontrolliks ja kokkusaamiseks. Lennujaama tagasi sõites aitab lisavaru hilinemisohtu vähendada.
Ka madalaim alghind ei kirjelda kogu sõitu. Küsi, kas kõigile ja pagasile jätkub ruumi, milline ooteaeg sisaldub kokkuleppes ning kuidas lisapeatusi hinnastatakse. Veebis näidatud hinnad on ligikaudsed; täpne summa selgub broneeringu kinnitamisel.
Võrdle lahendust sõidu eesmärgi järgi
Lennujaamas on kõige olulisem lennu jälgimine, selge kohtumispaik ja piisav pagasiruum. Üritusel loeb külaliste üheaegne saabumine ja autode kooskõlastus. Linnadevahelisel sõidul tõusevad esile mugavus, peatused ja realistlik aeg. Uuri sõidukiklassi, makseviise ja seda, kuidas muudatustest teada anda. Ettemaks, arve, kaart või sularaha võivad olla saadaval eri tingimustel; lepi sobiv variant varem kokku.
Kui marsruudil on mitu sihtkohta, esita need enne kinnitamist õiges järjekorras: lisapeatused võivad muuta aega ja hinda. IMS TRANSFER saab grupisõitu ette valmistada, kui inimeste ja pagasi tegelikud vajadused on teada. Täpne nimekiri, üks kontakttelefon ja kontrollitud kinnitus hoiavad ära suure osa viivitustest.